gem. Artikel 13 + 14 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)
sowie
gem. § 26 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
Stand: August 2022
Sehr geehrte Bewerberin, sehr geehrter Bewerber,
mit Mai 2018 wurde die Datenschutz-Grundverordnung wirksam. Diese sieht erweiterte Informationsverpflichtungen vor. Daher informieren wir Sie – in Erfüllung der neuen rechtlichen Vorschriften – über die von uns durchgeführten Datenverarbeitungen.
Wir verarbeiten Ihre Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung zugesendet haben, um Ihre Eignung für die Stelle (oder ggf. andere offene Posten in unserem Unternehmen) zu prüfen und für das Bewerbungsverfahren durchzuführen.
Zu diesen personenbezogenen Daten zählen insbesondere:
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in diesem Bewerbungsverfahren ist primär § 26 BDSG. Danach ist die Verarbeitung von Daten zulässig, die im Zusammenhang mit der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.
Soweit ein Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns zustande kommt, können wir gemäß § 26 Abs. 1 BDSG die bereits von Ihnen erhaltenen personenbezogenen Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeiten, wenn dies für die Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenen Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist.
Sollten Ihre Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ggf. zur Rechtsverfolgung erforderlich sein, kann eine Verarbeitung auf Basis der Voraussetzungen von Art. 6 DSGVO, insbesondere zur Wahrnehmung von berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen. Unser Interesse besteht dann in der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen, beispielsweise im Rahmen der Beweispflicht in einem Verfahren nach dem allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).
Ihre Bewerbungsdaten werden nach Eingang Ihrer Bewerbung von der Geschäftsleitung oder der jeweiligen verantwortlichen Stelle für die Position gesichtet. Geeignete Bewerbungen werden dann ggf. intern an die Abteilungsverantwortlichen für die jeweils offene Position weitergeleitet. Anschließend wird der weitere Ablauf abgestimmt. Im Unternehmen haben grundsätzlich nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diesen für den ordnungsgemäßen Ablauf unseres Bewerbungsverfahrens benötigen.
Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (sogenannte Drittstaaten) findet in der Regel nicht statt. Dennoch kann eine Datenübermittlung in Drittstaaten in Einzelfällen stattfinden, soweit:
Darüber hinaus übermitteln wir keine personenbezogenen Daten an Stellen in Drittstaaten oder internationale Organisationen.
Wir nutzen jedoch für bestimmte Aufgaben Dienstleister, die meistens ebenfalls Dienstleister nutzen, die ihren Firmensitz, Mutterkonzern oder Rechenzentren in einem Drittstaat haben können. Eine Übermittlung ist zulässig, wenn die Europäische Kommission entschieden hat, dass in einem Drittland ein angemessenes Schutzniveau besteht (Art. 45 DSGVO). Hat die Kommission keine solche Entscheidung getroffen, dürfen wir bzw. unsere Dienstleister personenbezogene Daten in ein Drittland nur dann übermitteln, wenn geeignete Garantien bestehen (z. B. Standarddatenschutzklauseln, die von der EU-Kommission oder Aufsichtsbehörde in einem bestimmten Verfahren angenommen werden) und durchsetzbare Rechte und wirksame Rechtsbehelfe zur Verfügung stehen.
Ein Beispiel hierfür ist unsere Nutzung von Microsoft Office 365 als unternehmensweites Kommunikationssystem. Zwar betreibt Microsoft auch Server innerhalb der EU, es kann jedoch nicht ausgeschlossen werden, dass Ihre Daten in diesem Zusammenhang in ein Drittland (z. B. die USA) weitergegeben und dort verarbeitet werden.
Microsoft verarbeitet personenbezogene Daten unter dem sog. EU-US-Privacy-Shield. Wir haben mit Microsoft zudem einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO mit EU-Standardvertragsklauseln zur Wahrung eines angemessenen Datenschutzniveaus abgeschlossen. Bitte nehmen Sie bei Bedarf für weitere Informationen dazu gerne Kontakt mit uns unter den unten genannten Kontaktdaten auf.
Wir haben mit all unseren Dienstleistern entsprechende Verträge geschlossen und zudem vertraglich vereinbart, dass auch mit deren Vertragspartnern immer Garantien zum Datenschutz unter Einhaltung des europäischen Datenschutzniveaus bestehen müssen.
Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, noch sind Sie verpflichtet, diese Daten bereitzustellen. Allerdings ist die Bereitstellung dieser Daten für einen Vertragsabschluss über ein Beschäftigungsverhältnis mit uns erforderlich. Ohne diese Daten sind wir nicht in der Lage, ein Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen zu schließen oder dieses auszuführen.
Zur Begründung, Durchführung und Beendigung der Arbeitsbeziehung nutzen wir keine vollautomatisierte automatische Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DSGVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber und über Ihre diesbezüglichen Rechte gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist.
Wir verarbeiten Ihre Daten nicht mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte automatisiert zu bewerten.
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten solange, wie dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Sollten Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens den Zuschlag für eine Stelle erhalten, werden Ihre Bewerberdaten in unser Personalsystem überführt.
Soweit ein Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns nicht zustande kommt, können wir darüber hinaus Daten weiterhin speichern, soweit dies zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche erforderlich ist. Dies umfasst in der Regel sechs Monate nach Bekanntgabe der Absage bzw. bis zur endgültigen Entscheidung in einem anhängigen Rechtsstreit.
Alle von uns erhobenen Daten werden vernichtet bzw. gelöscht, sobald sie für die Durchführung des Bewerbungsprozesses nicht mehr erforderlich sind und es nicht zu einem Anstellungsverhältnis gekommen ist. Kommt es während des Bewerbungsprozesses zu einer gerichtlichen Auseinandersetzung, werden die für die zweckentsprechende Rechtsverfolgung notwendigen Daten an Rechtsvertreter und Gerichte übermittelt. In der Regel werden die Daten nach Ablauf eventueller Klagefristen vernichtet bzw. gelöscht.
Ihnen stehen grundsätzlich die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch zu. Dafür wenden Sie sich an uns als verantwortliche Stelle:
Versorgungswerk der Zahnärztekammer Nordrhein K. d. ö. R.
Am Seestern 8
40547 Düsseldorf
T +49 211 59617-0
E-Mail: bewerbung@vzn-nordrhein.de
Wenn Sie glauben, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, können Sie sich an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie wie folgt:
Andreas Pohl
E-Mail: vzn-datenschutz@vzn-nordrhein.de
Der Datenschutzbeauftragte wurde der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde, der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen,
Bettina Gayk
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
T. +49 211 38424-0
F. +49 211 38424-10
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
benannt.