Daten, die wir benötigen

Im Rahmen Ihres Arbeitsverhältnisses erheben wir von Ihnen Stammdaten, die zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind:

• Name
• Anschrift
• Geburtsdatum
• Geschlecht
• Bankverbindung
• Staatsangehörigkeit
• Gehaltsdaten

Weitere Datenverarbeitungen

Im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses erheben und verarbeiten wir weitere personenbezogene Daten, unter anderem über Krankheitszeiten, Abwesenheiten (Erholungsurlaub, Pflegeurlaub, Sonderurlaub, Elternzeiten, etc.) oder Arbeitszeiten. Auch hier gilt der Grundsatz, dass diese Datenerhebungen und -verarbeitungen nur erfolgen, sofern sie zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses nach § 26 BDSG erforderlich oder durch andere Rechtsvorschriften legitimiert sind.

Wir erheben und speichern darüber hinaus Angaben zu Ihrer Beschäftigung bei uns sowie zu Ihrer Qualifikation und Ihrem bisherigen Werdegang. Hierzu gehören z. B. Informationen zum höchsten Schulabschluss, Universitätsabschluss bzw. zur höchsten Berufsausbildung und die Informationen, die Sie uns im Rahmen des Bewerbungsverfahrens überlassen haben, z. B. Weiterbildungszertifikate. Daten über aktuelle Nebenbeschäftigungen sind für uns relevant, um die Vereinbarkeit mit Ihrer Beschäftigung prüfen zu können.

Wir erheben auch steuer- und sozialversicherungsrechtlich relevante Daten. Hierzu gehören u. a. Ihre Steueridentifikationsnummer, Steuerklasse, etwaige Kinderfreibeträge, Familienstand und Angaben zur Konfession (nur sofer steuerrechtlich relevant). Diese und weitere gesetzlich in § 39e Einkommenssteuergesetz geregelte Daten erheben wir ggf. auch direkt bei der zuständigen Finanzverwaltung.

Wir erheben bei Neueinstellungen zudem Informationen zu Ihrer Krankenversicherung und ggf. zu weiteren beschäftigungsrelevanten Zusatzversicherungen, um etwaigen Zahlungsverpflichtungen und Meldepflichten nachkommen zu können.

Allgemeine Datenverarbeitung im Rahmen des Arbeitsverhältnisses

Die Verarbeitung und Übermittlung der Daten erfolgt für die Lohn-, Gehalts-, Entgeltsverrechnung und Einhaltung von Aufzeichnungs-, Auskunfts- und Meldepflichten, soweit dies auf Grund von Gesetzen oder Normen kollektiver Rechtsgestaltung oder arbeitsvertraglicher Verpflichtungen jeweils erforderlich ist, einschließlich automationsunterstützt erstellter und archivierter Textdokumente (wie z. B. Korrespondenz) in diesen Angelegenheiten. Ohne diese Daten können wir den Arbeitsvertrag mit Ihnen nicht abschließen bzw. durchführen. Das betrifft nur jene Daten, die tatsächlich zum Abschluss und/oder Durchführung des Arbeitsvertrages unbedingt notwendig sind. Dies gilt auch für alle freiwilligen Sozialleistungen des Arbeitgebers sowie für externe Bildungs- und Weiterbildungsangebote.

Vertrauliche Behandlung Ihrer Daten

Ihre Daten behandeln wir selbstverständlich vertraulich. Wir übermitteln Daten nur dann an Dritte, sofern dies zwingend erforderlich ist und eine Rechtsgrundlage besteht.

Eine Übermittlung der im jeweiligen Einzelfall relevanten Daten erfolgt auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen bzw. vertraglicher Vereinbarung anlassbezogen an folgende Stellen:

• Lohnverrechnung (extern)
• Sozialversicherungsträger (einschließlich Betriebskrankenkassen)
• Bundesamt für Soziales und Behindertenwesen (Sozialministeriumsservice), z. B. gemäß § 16 BEinstG
• Finanzamt
• Betriebliche Vorsorgekassen (BV-Kassen) gemäß § 11 Abs. 2 Z 5 und § 13 BMSVG
• Lehrlingsstelle gemäß §§ 12 und 19 BAG und Berufsschulen
• Gemeindebehörden und Bezirksverwaltungsbehörden in verwaltungspolizeilichen Agenden (Gewerbebehörde, Zuständigkeiten nach ASchG, usw.)
• Betriebsärzte
• Rechtsvertreter
• Gerichte
• Gläubiger der betroffenen Person sowie sonstige an der allenfalls damit verbundenen Rechsverfolgung Beteiligte, auch bei freiwilligen Gehaltsabtretungen für fällige Forderungen
• mit der Auszahlung an die betroffene Person oder an Dritte befasste Banken
• Pensionskassen
• Versicherungsanstalten im Rahmen einer bestehenden Gruppen- oder Einzelversicherung
• Kindergeldkassen
• Arbeitsämter
• Behördliche Bescheinigungen für Gemeinden und Städte

Wir fordern Sie ohne besondere Veranlassung nicht auf, uns Führungszeugnisse oder Bonitätsauskünfte vorzulegen oder an Einstellungsuntersuchungen teilzunehmen.

Sofern Sie zum Zeitpunkt der Einstellung noch nicht volljährig sind, bitten wir Sie ggf. um die Vorlage einer ärztlichen Erstuntersuchungsbescheinigung. Hierzu sind wir nach § 32 Jugendarbeitsschutzgesetz gesetzlich verpflichtet. In bestimmten Fällen bitten wir Sie um Vorlage einer Arbeitserlaubnis bzw. einer Aufenthaltsgenehmigung. Dies erfolgt nur, sofern diese für die Prüfung der Rechtmäßigkeit Ihrer Beschäftigung erforderlich ist.

Freiwillige Angaben

Wir fragen Sie bei und ggf. nach der Einstellung zudem, ob eine Schwerbehinderung vorliegt. Diese Frage erfolgt, um Ihre entsprechenden Rechte nach dem Sozialgesetzbuch IX wahren zu können sowie um eine etwaige Ausgleichsabgabe nach § 77 Sozialgesetzbuch IX zu berechnen. Sie müssen diese Frage erst nach sechs Monaten Beschäftigungszeit beantworten. Vorher ist die Beantwortung freiwillig.

Sofern wir Sie im Rahmen des Einstellungs- oder Beschäftigungsverhältnisses um Fotos bitten, erfolgt dies auf Grundlage einer gesonderten Einwilligungserklärung, deren Abgabe freiwillig ist und die Sie jederzeit widerrufen können.

Datenverarbeitung für Zwecke der Verwaltung und Sicherheit des Systems

Aufgrund der geltenden gesetzlichen Datensicherheitsbestimmungen werden eine Reihe Ihrer Daten für die Verwaltung und Sicherheit des Systems verarbeitet, wie etwa zur Verwaltung von Benutzerkennzeichen, die Zuteilung von Hard- und Software an die Systembenutzer sowie für die Sicherheit des Systems. Dies schließt automationsgestützt erstellte und archivierte Textdokumente (wie z. B. Korrespondenz) in diesen Angelegenheiten mit ein. Ohne diese Datenverarbeitung ist ein sicherer Betrieb des Systems und damit eine Beschäftigung in unserem Unternehmen nicht möglich.

Datenverarbeitung für Zwecke von Problemlösungen

Eine Reihe von Daten (Name, dienstliche Durchwahl, PC-Name, IP-Adresse) müssen ggf. bei Notwendigkeit zu Analysezwecken und zu Fehlerbehebungen z. B. an Help Desk-Dienste oder an einen anderen Auftragsverabeiter weitergegeben werden.

Veröffentlichung beruflicher Kontaktdaten im Intranet

Zur Kontaktaufnahme durch Kollegen werden berufliche Kontaktdaten im Intranet bzw. im eigenen System veröffentlicht. Dies erfolgt aus unserem berechtigten Interesse an einem reibungslosen Geschäftsablauf. Wenn Sie das aus berücksichtigungswürdigen Gründen nicht wollen, können Sie gegen die Veröffentlichung Widerspruch einlegen.

Veröffentlichung beruflicher Kontaktdaten auf der Firmen-Webseite

Zur Kontaktaufnahme durch unsere Mitglieder oder durch Geschäftspartner werden berufliche Kontaktdaten von Mitarbeitern im Einzelfall im Internet veröffentlicht. Dies erfolgt aus unserem berechtigten Interesse an einem reibungslosen Geschäftsablauf. Wenn Sie das aus berücksichtigungswürdigen Gründen nicht wollen, können Sie gegen die Veröffentlichung Widerspruch einlegen. Bei Arbeitnehmern, die typischerweise Außenkontakt haben, kann die Veröffentlichung von Kontaktdaten zur Erfüllung der arbeitsvertraglichen Pflichten im Einzelfall sogar notwendig sein, wodurch die Widerrufbarkeit entfällt.

Datenverarbeitung im Falle von Arbeitsrechtstreitigkeiten

Kommt es während des Arbeitsverhältnisses oder nach Beendigung zu einer gerichtlichen Auseinandersetzung, werden die für die zweckentsprechende Rechtsverfolgung notwendigen Daten an Rechtsvertreter und Gerichte übermittelt.

Verarbeitung freiwilliger Angaben – Einwilligung

Die Angabe Ihres Religionsbekenntnisses erfolgt freiwillig und auf Grundlage Ihrer Einwilligung, wenn Sie entsprechende Rechte in Anspruch nehmen möchten.

Die Angabe eventueller Notfallkontakte erfolgt freiwillig und auf Grundlage Ihrer Einwilligung. Die Veröffentlichung Ihres Fotos im Intranet/auf der Firmen-Webseite erfolgt freiwillig und auf Grundlage Ihrer Einwilligung.

Alle Einwilligungen können unabhängig voneinander jederzeit widerrufen werden. Ein Widerruf hat zur Folge, dass wir Ihre Daten ab diesem Zeitpunkt zu oben genannten Zwecken nicht mehr verarbeiten und somit die entsprechenden Rechte, Vorteile, etc. nicht mehr in Anspruch genommen werden können. Für einen Widerruf wenden Sie sich bitte an:

Versorgungswerk der Zahnärztekammer Nordrhein K. d. ö. R.
Geschäftsführung
Am Seestern 8
40547 Düsseldorf
T +49 211 59617-0
E-Mail: info@vzn-nordrhein.de

Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. Arbeitsrecht, Lohnsteuerrecht, Sozialversicherungsrecht). Siehe hierzu auch Art. 17 DSGVO (Löschung personenbezogener Daten), § 35 BDSG (Recht auf Löschung), § 147 AO, § 257 HGB,  § 165 SGB VII, § 41 EstG, § 15 Abs. 7 TMG.

Datenlöschung

Alle von uns erhobenen Daten werden vernichtet bzw. gelöscht, sobald sie für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses und für Leistungserbringungen nach dem Beschäftigungsverhältnis nicht mehr erforderlich sind oder das Beschäftigungsverhältnis beendet wurde und gesetzliche Aufbewahrungsfristen nicht mehr entgegenstehen. Sollten personenbezogene Daten im Zusammenhang mit Nachweispflichten bzgl. der von uns ausgelieferten Produkte oder durchgeführten Dienstleistungen bestehen, werden diese erst nach Ablauf der Frist für diese Nachweispflichten gelöscht.

Ihre Rechte

Ihnen stehen grundsätzlich die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch zu. Dafür wenden Sie sich an uns als verantwortliche Stelle:

Versorgungswerk der Zahnärztekammer Nordrhein K. d. ö. R.
Geschäftsführung
Am Seestern 8
40547 Düsseldorf
T +49 211 59617-0
E-Mail: info@vzn-nordrhein.de

Wenn Sie glauben, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, können Sie sich an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie wie folgt:

Andreas Pohl
E-Mail: vzn-datenschutz@vzn-nordrhein.de

Der Datenschutzbeauftragte ist der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen

Bettina Gayk
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
T. +49 211 38424-0
F. +49 211 38424-10
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

benannt worden.

Personalakte

Wir führen eine Personalakte, in der wir alle zentralen Informationen, die für das Beschäftigungsverhältnis erforderlich sind, speichern. Wenn Sie die Inhalte Ihrer Personalakte einsehen möchten, wenden Sie sich bitte an die Geschäftsführung.

* Mit Begriffen wie „Mitarbeiter“ können Personen männlichen, weiblichen und diversen Geschlechts gemeint sein; aus Gründen der einfacheren Lesbarkeit wird im Folgenden nur die männliche Form verwendet. „Mitarbeiter“ und andere männliche Begriffe sind generisch maskuline Personenbezeichnungen, die so dem allgemeinen Sprachgebrauch entnommen wurden.